Thám tử tư 01
Thám tử tư 02
Thám tử tư 03
Tư vấn trực tuyến
Tư vấn trực tuyến
Đối tác/ khách hàng
Thám tử - BCI

Hoạt động theo nhóm

Cập nhật: 18/5/2009 | 3:33:57 PM

Khi nhóm đã được giới thiệu và các thành viên đã bắt tay vào công việc, cũng là lúc mọi người cần hành động như một nhóm và phải hành động một cách hiệu quả nhất. Tất nhiên là các thành viên sẽ triển khai nhiều hình thức phối hợp và tương tác, nhưng đáng tiếc có thể đó không phải là những gì bạn mong đợi.

Tùy theo mức độ tham gia của mọi người mà các hình thức hợp tác trong nhóm có thể rất hiệu quả, không hiệu quả, hoặc thậm chí còn gây chia rẽ. Nhiệm vụ của trưởng nhóm và các thành viên là phải kiểm tra các hình thức phối hợp này và kịp thời can thiệp khi cần thiết để đảm bảo rằng mọi người sẽ làm việc với nhau một cách hiệu quả, cũng như các phương pháp phối hợp và tương tác sẽ đưa họ tiến đến mục tiêu theo đúng lịch trình đã định.

Chương này sẽ trình bày các khía cạnh chính trong hoạt động của nhóm và cách bạn cải thiện các hoạt động đó.

Lưu ý đến quy trình của nhóm

Trước hoặc ngay sau khi ra mắt nhóm, tất cả các nhiệm vụ theo yêu cầu của nhóm phải được xác định, phân công cho thành viên phù hợp, đồng thời đề ra thời hạn hoàn tất. Công việc hoạch định, phân công và sắp xếp thời gian này đòi hỏi ở bạn khả năng phân tích mục tiêu tốt, đồng thời yêu cầu một số kỹ năng tổ chức và giải quyết vấn đề. Việc trình bày tất cả các nhiệm vụ này vào một biểu đồ PERT hoặc Gantt sẽ làm cho tất cả nhiệm vụ có vẻ hợp lý hơn, thậm chí đơn giản hơn rất nhiều. Đáng tiếc là những biểu đồ này vẫn còn thiếu một yếu tố, đó là quy trình của nhóm. Và những quy trình này thường là yếu tố quan trọng nhất trong công việc thực hiện theo nhóm. Chúng là dấu hiệu cho thấy mọi chi tiết trong nhóm đang được phối kết một cách hợp lý.

Các quy trình của nhóm có thể được định nghĩa là sự hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các thành viên và trưởng nhóm. Những quy trình này có thể thành công hoặc thất bại. Sự hợp tác và chia sẻ thông tin hiệu quả sẽ giúp nhóm tiến đến mục tiêu nhanh chóng và dễ dàng. Ngược lại, cho dù các cá nhân hoàn thành phần việc của mình một cách xuất sắc, họ hầu như vẫn không thể tạo ra hiệu suất hoạt động nhóm như nhà tài trợ và tổ chức mong đợi. Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn có nhiệm vụ quan tâm chặt chẽ đến các quy trình của nhóm. Bạn phải xác định xem các quy trình đó đang hoạt động thế nào. Nếu chúng đang hoạt động kém hiệu quả, bạn phải tìm ra nguyên nhân để tìm ra cách giải quyết phù hợp.

Tinh thần hợp tác

Bạn đã bao giờ xem một trận bóng rổ, trong đó có một cầu thủ luôn ghi điểm hầu như bất cứ lúc nào anh ta giành được bóng? Đồng đội của anh ta chuyền bóng cho anh mỗi khi họ ở vào vị trí bất lợi hoặc bị cầu thủ đối phương kèm chặt. Nhưng vẫn có những người quá ham bóng, chẳng bao giờ chịu chuyền ngay cả khi đồng đội đang ở vị trí thuận lợi dễ đưa bóng vào rổ. Ví dụ này minh họa cho một tinh thần không hợp tác mà bạn phải theo dõi trong nhóm của mình. Đặc biệt, hãy kiểm tra xem liệu các thành viên trong nhóm có chia sẻ công việc khi họ tiến tới mục tiêu hay không, hoặc liệu có một cá nhân đang cố làm tất cả hay không. Mặc dù thành viên này có năng lực thật sự, nhưng cách hành xử của anh ta cũng sẽ ngăn cản sự tham gia của người khác và làm chậm toàn bộ tiến trình. Ngoài ra, hãy để ý đến tất cả mọi thành viên, kể cả trưởng nhóm, nếu họ có những biểu hiện sau đây:

+ Có vẻ luôn ca ngợi thái quá về thành tích của nhóm

+ Luôn nài ép nhận được phần lớn hơn trong nguồn lực của nhóm

+ Thường che giấu hoặc không sẵn lòng chia sẻ thông tin

Những hành vi như vậy sẽ làm suy yếu sự tận tâm của mọi người và giảm sự gắn kết trong nhóm. Tất cả các thành viên trong nhóm phải có trách nhiệm loại bỏ những hành vi đó. Bạn sẽ nhận ra sự hợp tác lành mạnh, nếu bạn quan sát thấy các thành viên trong nhóm làm những điều sau:

+ Đặt quyền lợi của nhóm lên trên quyền lợi bản thân

+ Trao một phần ngân sách, thời gian sử dụng phòng thí nghiệm, hay các nguồn lực khác mà họ có cho thành viên cùng nhóm, nếu người này có thể sử dụng hiệu quả hơn

+ Nhiệt tình chia sẻ niềm tin vào sự thành công

+ Làm thêm giờ cho các dự án của nhóm

+ Xử lý những điểm khác biệt và đề ra lịch trình giữa các thành viên

+ Ngăn cản không để sự bất đồng trở thành vấn đề cá nhân

Điểm cuối cùng đáng được quan tâm đặc biệt, bởi vì sự thù hận cá nhân chính là yếu tố phá hoại và làm cho mô hình nhóm sụp đổ. Theo chuyên gia Jeffrey Polzer, mâu thuẫn trong quan hệ khiến mọi người xao lãng công việc và giảm sự tận tâm dành cho nhóm, cũng như các mục tiêu của nhóm. Ông viết: "Một số nhóm không thể kết thúc cuộc họp mà không có những cơn giận bùng phát, sự chỉ trích công khai và những cảm giác nặng nề. Khi điều này xảy ra, các thành viên trong nhóm có thể phản ứng bằng cách rút lui khỏi cuộc tranh cãi, hoặc cố giữ gìn mối quan hệ của họ bằng cách tránh chạm trán".

Nếu bạn quan sát thấy loại mâu thuẫn này, hãy lập tức làm điều gì đó để ngăn chặn trước khi mọi việc trở nên xấu hơn. Hãy làm bất cứ điều gì cần thiết để đưa các bên thù địch đến gần nhau, xem xét mâu thuẫn một cách công bằng, khách quan và tìm hướng giải quyết. Nếu một trong hai bên hoặc cả hai bên tỏ ra quá cứng rắn, hãy nghĩ đến phương án loại những cá nhân này ra khỏi nhóm.

Làm thế nào để nhóm xây dựng được mâu thuẫn lành mạnh?_Những nhà quản lý hiệu quả biết rằng mâu thuẫn giữa các vấn đề là điều tự nhiên, thậm chí là điều cần thiết. Những nhóm có các cá nhân biết thách thức tư duy của nhau sẽ đạt được sự hiểu biết hoàn chỉnh hơn về các chọn lựa của họ, tạo ra nhiều phương án hơn và đưa ra quyết định chính xác hơn. Thách thức này làm cho các mâu thuẫn mang tính xây dựng, không sa đà vào sự công kích cá nhân.

Dựa trên nghiên cứu về sự tác động tương hỗ của mâu thuẫn lên chính sách và việc ra quyết định trong nhóm, Kathleen Eisenhardt, Jean Kahwajy và L. J. Bourgeois III đã đúc kết sáu chiến thuật vẫn được các nhóm quản lý hiệu quả sử dụng. Đó là:

1. Làm việc với nhiều luồng thông tin

2. Triển khai nhiều giải pháp thay thế để nội dung tranh luận luôn phong phú

3. Tập trung quanh mục tiêu chủ yếu

4. Cố gắng đem sự hài hước vào nơi làm việc

5. Duy trì cơ cấu quyền lực của công ty ở mức cân bằng

6. Giải quyết vấn đề mà không bắt buộc phải có sự nhất trí

Các chiến thuật 1 và 2 giúp các thành viên tập trung vào vấn đề, thay vì tính cách cá nhân. Chiến thuật 3 và 4 đảm bảo cho sự hợp tác luôn hướng đến việc tìm ra một giải pháp tốt nhất cho tổ chức. Cuối cùng, chiến thuật 5 và 6 tạo ý thức công bằng và hợp lý trong quy trình. Nếu thiếu ý thức công bằng này, mọi người sẽ không xem quyết định là giải pháp hợp lý.

(Nguồn tin: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM)